BulletSeminar Vi Projekt
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In den letzten 20 Jahren wurden wir immer wieder gefragt, warum wir „nur" Verkauf, Planung, Präsentation, Kalkulation und Bemusterung unterstützen. Unsere Antwort ist Vi Projekt. Die Vision von einer softwaregestützten, prozessgesteuerten Unternehmensführung!

Es ist EIN System, von der Adressverwaltung über das Dokumentenmanagement, von der Vergabe und Abrechnung über die Bauzeitenplanung und das Bauprotokoll, vom Service bis zu Mängelverwaltung und Controlling, UND all das prozessgesteuert, mittels anwenderdefinierter Workflows.

Die Idee, dass die Bauabwicklungssoftware den Unternehmer informiert, wenn etwas NICHT nach den vorgegebenen Prozessen läuft, ist bei unseren Anwendern mittlerweile gelebte Praxis.
 
 
Vi Projekt - Die Idee von Vi Projekt     Vi Projekt - Nachträge und Abrechnung  
 
Vi Projekt ist eine umfassende Software zur Planung und Steuerung von Bauprojekten. Alle notwendigen Funktionen in einer Hand: von der Projektdatenverwaltung incl. der Auftragsbestätigung und Rechnungsschreibung, Bauzeitenplanung mit Multiprojektauswertung, Vergabe und Arbeitsvorbereitung/Zeitwirtschaft bis hin zum Bautagebuch und Kundenservice. Und das alles mit einer umfassenden Dokumentenverwaltung und Prozesssteuerung über Workflows. Basis für die Projektabwicklung sind die Kalkulationsdaten aus Vi Kalk, komplett durchgängige Daten von der Angebotskalkulation bis zur Ausschreibung und Abrechnung!   Auf der Basis der sich fortschreibenden Vertragssummen der Kalkulationsprojekte - aus Vi Kalk oder Vi Projekt selbst - lassen sich Auftrags- und Nachtragsbestätigungen erstellen.  Abschlags- und (Teil-)Schlussrechnungen können auf der Basis vorgangs- und bauzeitenplanbezogener individueller Zahlungspläne prozessgesteuert erstellt werden. Die Verwaltung von Zahlungseingängen ermöglicht eine Übersicht über die offenen Posten.
 
 
Vi Projekt - Der Bauzeitenplan     Vi Projekt - workflow's - automatische Prozesssteuerung
 
Der grafische Bauzeitenplan ist das Herzstück für die terminliche Abwicklung der Bauprojekte. Termine aus dem Bauzeitenplan werden an zentralen Stellen von Vi Projekt verwendet: für die Fälligkeiten von Abschlags- und (Teil-)Schlussrechnungen, für die Vergabe und - ganz entscheidend - für die Prozesssteuerung über Workflows. Der Bauzeitenplan gibt Plantermine vor, die auf der Basis von sogenannten Master-Bauzeitenplänen projektspezifisch berechnet werden. Dabei ist die Dauer von Vorgängen und damit die Balkenlänge dynamisch, die Kalkulation kann berechnen, wie lange ein Vorgang dauert und sogar eine Ausführung in Eigenleistung kann zu einer Verlängerung der Vorgänge führen!   Workflows steuern und überwachen die Prozessabwicklung. Sie können Plantermine überwachen und vor deren Erreichung Aktionen auslösen oder die Nichteinhaltung von Planterminen melden. Sie können Ist-Terminmeldungen überwachen, bewerten und in Aktionen umsetzen. Ob dann durch solche Aktionen Bearbeitungsvorgänge im Unternehmen verteilt werden, Stati gesetzt oder Benachrichtigungen per SMS/Fax oder E-Mail versendet werden und wer die Empfänger sind, all das ist in den Vi Projekt-Workflows dynamisch einstellbar. Darüber hinaus werden nicht nur Termine des Bauzeitenplanes überwacht, auch Mängel, Dokumentenfristen oder Vorbehalte unterliegen einer Workflowüberwachung.
 
 
Vi Projekt - funktionelle Rollen   Vi Projekt - Vergabe, Lieferantenpreise & Vergabegewinne 
 
Die funktionellen Rollen definieren, wer an welchem Projekt in welcher Funktion beteiligt war, wer der Architekt war, wer die Heizung eingebaut hat und wer als Sachverständiger dabei war. Alles natürlich konfigurierbar und - wo möglich - in der Zuordnung automatisiert. Wird z.B. ein Estrich-Auftrag vergeben, ist der Estrichleger damit gesetzt. Wenn gewünscht, schlägt das System bei der Zuordnung der Beteiligten auch nur solche Adressen vor, die in definierten Regionen tätig sind!   Die Vergabe basiert auf den Datenstrukturen der Kalkulation, Gewerke, Gruppen und Positionen sind die Basis für die Vergabe. Umgesetzt in Vergabegewerke und -lose sind sie die Vergabegrundlage. Lieferanten und Lieferantepreise bilden die preisliche Basis der Vergabe. Die Vergabesummen einzelner Lieferanten stehen immer zum Vergleich, sodass auch an den günstigsten Anbieter vergeben werden kann. Preisspiegel zum Angebotsvergleich ist selbstverständlich. Darüber hinaus beinhaltet die Vergabe alle notwendigen Funktionen zur Bearbeitung der Ausschreibung, zur Anfrage und Beauftragung, zur Zahlungsplanerstellung und Kontrolle der eingegangenen Rechnungsbeträge der Subunternehmer und zur Vergabegewinnauswertung. Ebenso enthalten ist eine vollständige Integration des Dokumentenmanagementsystems: Anhänge wie Zeichnungen etc. können automatisiert an Anfragen und Vergaben gehängt werden.
 
 
Vi Projekt - Ereignisprotokoll 
  Vi Projekt - Multiprojektübersichten
 
Alles was im Hintergrund der Projekte läuft, wird über Ereignisprotokolle überwacht: durch Veränderung am Hauskörper ändern sich die Mengen bereits vergebener Leistungen, kein Problem, das System meldet das. Ein Subunternehmer erreicht seine Kapazitätsgrenzen, auch das ist etwas, was im Ereignisprotokoll festgehalten wird. Und natürlich, die Eintragungen in das Ereignisprotokoll werden per Workflow an die zuständigen Bearbeiter weitergegeben.   Multiprojektübersichten liefern einen grafischen Überblick über mehrere Projekte. Welche Maurerkolonnen sind zurzeit wo eingesetzt, welche Subunternehmen sind mit welchen Projekten beauftragt, all diese Informationen lassen sich frei definierbar anzeigen und darstellen. Welche Vorgänge in welchen Zeithorizont ausgewertet werden, all das ist konfigurierbar.
 
 
Vi Projekt - Bautagebuch, Mängelverwaltung & Kundenservice 
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Das Bautagebuch dient der Protokollierung aller baustellenbezogenen Tätigkeiten und Vorkommnisse. Wie sind die klimatischen Bedingungen, wer war anwesend, wie ist der Bautenstand, was tut sich auf der Baustelle, was ist zu protokollieren und sind ggf. sogar Mängel aufzunehmen? All das lässt sich im Bautagebuch erfassen und dynamisch an die betroffenen Personen als Protokoll automatisch verteilen. Im Kundenservice erfolgt dann die Mängelbearbeitung. Mangelverwaltung, Nachfristsetzung etc. sind die Basisfunktionen. Natürlich ist alles wieder an die Dokumentenverwaltung angebunden, workflowüberwacht und bei der Erstellung der Mangelanzeigen und Nachfristsetzungen automatisiert.